כנסים עסקיים
הוזמנתם לאחרונה לכנס שהשאיר עליכם רושם חיובי? כנס מקצועי ואיכותי? כנס שהוא קצת שונה מכל הכנסים בהם הייתם עד היום?
מטרתם העיקרית של הכנסים היא להעביר מידע (רב ככל האפשר) לקהל יעד מוגדר. לכן, רוב הכנסים שביקרנו בהם עד היום (לא משנה מה המקצוע שלנו) היו די דומים אחד לשני, מגיעים אוכלים, יושבים ומקשיבים להרצאה. כשהתחלתי את דרכי כמארגנת כנסים פנו אלי לקוחות רבים וביקשו שאארגן עבורם "כנס מיוחד, שונה מהקונספט הרגיל, כנס שיהיה מקצועי אך שיישאר בזיכרון המשתתפים". לאחר מחקר רב והשתתפות במספר כנסים הבנתי שמשהו באמת חסר – חסרה הייחודיות.
הפקת כנסים מסוגים שונים
לכל כנס מטרה שונה וחשוב להדגיש אותה, יש להעניק לקהל את התחושה שהוא מקבל מידע בנושא בו עוסק הכנס עוד לפני שההרצאה החלה.
החלק הראשון בהפקת הכנסים הוא מציאת מקום לכנס. לפני שנתחיל לחפש מקום נבדוק מהיכן מגיעים האורחים, מה מספר האורחים והאם אנו רוצים להעביר את התכנים בדרך מסוימת הדורשת תנאים מסוימים. בנוסף לכך, דרוש לכנס ציוד כגון מקרן, מערכת הגברה, מערכת סאונד, במה, תאורה וקייטרינג.
כדי להפיק כנס מוצלח צריך לחשוב מנקודת מבטו של האורח, כיצד הוא יתרשם מהכנס ואיזה חוויה הוא ייקח איתו הביתה. כיצד הוא יתרשם מהעיצוב, כיצד הוא יתרשם מבחירת המקום (בטבע, אולם כנסים), כיצד הוא יתרשם מהאוכל שיוגש, כיצד הוא יתרשם מתצוגת המוצרים (במידה ומדובר באירוע שמטרתו היא הצגת מוצר) ומהנחיית הכנס. כדי לעשות זאת יש להתמקד בפרטים הקטנים ביותר בכנס, מהתאורה המתאימה, הסאונד המתאים, חברת הקייטרינג ובחירת המנחה ועד סידור הישיבה, עמידה בלוח הזמנים והתוכניה.
אין ספק שבחירת המנחה היא חשובה, חשוב לבחור מנחה שגם ידע להעביר הנושא הנדרש וגם לא ישעמם את האורחים. כיום ניתן להציג בדרכים מיוחדות הכוללות אפקטים של סאונד, תאורה או סרטונים תלת ממימדים, כל דבר שיגייס את האורחים ויגרום להם להרגיש שהם חלק מאירוע גדול ומעניין.
שירותים
לפני כל תכנון כנס אנו יושבים עם מארגני הכנס ושואלים למטרותיו, אנחנו לא חוששים ושואלים לגבי כל הפרטים הקטנים. לאחר שכל המידע בידינו אנחנו מתחילים בארגון הכנס. אנו מציעים למארגני הכנס את המקומות ואנשי המקצוע שמתאימים לאירוע. במידה ואין להם מנחים מטעם החברה אנו מציעים מנחים מתחומים שונים שעובדים איתנו, במידה ויש להם מנחים אנו נפגשים עם המנחה בכדי לשמוע את הנושאים שיציג ולהמליץ על דרכים להצגתם.