אחד היתרונות בהזמנת להקה לאירוע פרטי הוא שניתן לפגוש אותם מראש כדי לתכנן את רשימת השירים. כאשר פוגשים נגנים ומתכננים יחד איתם את רשימת השירים, מגדילים את הסיכוי לכך שהאווירה באירוע תתאים בדיוק לחזון של החתן והכלה. חוץ מזה, פגישה אישית עם להקה לאירוע פרטי היא הזדמנות מעולה לבדוק את הכימיה מולם. בסופו של דבר, רק כימיה מוצלחת תבטיח אירוע מרגש שבו השירים והמנגינות עולים בקנה אחד עם הציפיות של קהל היעד ובני הזוג.
את הנגנים אפשר לפגוש כמה שבועות או חודשים לפני האירוע. ככל שהאירוע גדול יותר ואמורים להיות מעורבים בו יותר אנשים, כך המפגש הזה הופך חשוב וקריטי. במידה ולא מכירים באופן אישי אנשים שהשתמשו בשירות של להקה לאירוע פרטי והיו מרוצים, אפשר לנסות לאסוף עליהם המלצות דרך אתרי האינטרנט והרשתות החברתיות.
ביקור באירוע שבו הנגנים מופיעים
עוד דרך טובה לבחור להקה לאירוע פרטי היא לבקר באירוע שבו הם כבר מנגנים. במהלך ביקור באירוע שבו הנגנים מופיעים, ניתן לנצל את ההזדמנות כדי לשוחח איתם. בשלב הזה אין אף סוג של מחויבות מכל אחד מהצדדים ובכלל לא בטוח שהנגנים יהיו זמינים ופנויים בתאריך המבוקש, אבל היתרון הוא שניתן לקבל מושג אישי לגבי היכולות שלהם.
במילים אחרות, ביקור באירוע שבו הנגנים מופיעים הוא דרך מעולה לבדוק עד כמה הם מנוסים ומקצועיים בעבודה שלהם. כאשר מבקרים באירוע שבו יש הופעה של להקה לאירוע פרטי למשל, רואים את המעורבות של קהל היעד והמוזמנים ובודקים גם את הצלילים שמפיקים כלי הנגינה עצמם. לאחר מכן, כל השיקולים האלה מצטברים לכדי החלטה נכונה יותר בשאלה איזה להקה לאירוע פרטי להזמין ובאיזה שירות הכי נכון להשתמש באירוע.